En forespørsel er en ordre som er lagt inn. Et kjøp er derimot et oppkjøp (å beholde eierskapet til noe ved å levere en betaling).
Forestillingen om kjøpsforespørsel henviser derfor til en ordre som noen legger inn med sikte på å skaffe seg en vare. Det er vanlig at konseptet brukes internt i et selskap, når en viss sektor ber den som er ansvarlig for kjøp om å kjøpe visse produkter.
Anta at markedsavdelingen i et selskap trenger en ny skriver for å utføre sine daglige aktiviteter. På denne måten presenterer sjefen for nevnte sektor en innkjøpsforespørsel til selskapets innkjøpsavdeling med detaljerte behov. Den ansvarlige for innkjøpsavdelingen, etter å ha analysert ordren, fortsetter med å kjøpe skriveren og levere den til markedsavdelingen.
Som det fremgår, overholder kjøpsforespørselen i dette tilfellet den interne driften av selskapet. I mangel av en innkjøpsavdeling, kunne kjøpet av skriveren ha blitt gjort direkte av markedsavdelingen. I små og mellomstore bedrifter brukes vanligvis ikke innkjøpsrekvisisjoner, da eieren direkte bestemmer hva han skal kjøpe og når han skal gjøre det.
For store selskaper, der det er en organisasjon i forskjellige avdelinger og et betydelig antall ansatte, er kjøp av forsyninger og materialer viktig, siden det sikrer kontinuerlig drift av hver av sine deler: ark, blekkpatroner, reservedeler for datamaskiner, nytt utstyr for å takle en utvidelse av personalet, og rengjøringsmateriell for bad og til rengjøring av kontorer er noen av de mange produktene som de forskjellige komponentene i et selskap kan be om på daglig basis.
I tillegg til fordelene som nettopp er nevnt, tillater kjøpsforespørsel innenfor rammen av et selskap å gruppere flere lignende bestillinger for å spare tid og penger: det er kjent at mange distributører tilbyr rabatter for store volumer, så det er alltid praktisk å gjøre minst mulig Bestillinger per måned med flest mulig enheter. Når det gjelder tid, hvis flere ansatte bestiller samme type vare og lederen kjøper hver for seg, vil det sannsynligvis ta mye lengre tid å fullføre arbeidet sitt enn om de blir konvertert til en enkelt ordre.
En annen fordel for organisasjonen av et selskap er at det lar deg utføre større kontroll over forholdene mellom dine ansatte, siden det tvinger dem til å overholde innsendingen av en form som det gjenstår en post i stedet for å gi dem muligheten til å bestille produkter midt i en samtale med kjøperen. Hvis det er en forsinkelse i levering av materialer, for eksempel, er det alltid mulig å vurdere forespørselen om å sjekke dato og kontroller at den er lest, mens hvis kommunikasjonen var muntlig ville det ikke være noe bevis for å løse konflikten.
Kjøpsforespørselen kan derimot være en ordre som er lagt inn av en kunde eller forbruker. Det vil være tilfelle med et firma som tilbyr kosmetikk gjennom direkte salg. Selskapet har et nettsted hvor interesserte kan fullføre en kjøpsforespørsel: når nevnte forespørsel er mottatt, kommuniserer en kommersiell representant for firmaet med klienten for å definere betalingsmetoden og koordinere levering av produktene.