Fra den latinske sekretæren , er en sekretær eller en sekretær en person som har ansvaret for å motta og skrive korrespondansen til en hierarkisk overordnet, gjennomføre sin agenda og bevare og beordre dokumentene til et kontor. Stillingen som en sekretær inntar, er ofte kjent som en administrativ assistent.
Sekretæren utfører derfor visse grunnleggende og essensielle aktiviteter i et selskap eller organisasjon. Dette er den ansatte som har ansvaret for den daglige ledelsen, som alltid er ansvarlig overfor sin overordnede.
Å svare på telefonen, svare på e-post, motta besøkende, arkivere dokumenter og koordinere betalinger og samlinger er bare noen av oppgavene som en sekretær utfører.
Til alle disse oppgavene vil det også være nødvendig å legge til mottak av forskjellige typer dokumenter, beregning av forskjellige kontoer, har absolutt oppdatert hva som vil være avtalekalenderen og også til profesjonelle kontakter som sjefen din har, foreta informasjonen som kreves om fra avdeling eller kontor.
For å kunne utføre disse funksjonene på en mest mulig effektiv og effektiv måte, er det viktig at sekretæren, også kalt en administrativ assistent, har omfattende kunnskaper innen områder som regnskap, ledelse eller kontorautomasjon. I dette siste aspektet er det viktig at du perfekt håndterer programmer som tekstbehandlere, e-postplattformer eller databasehåndteringsprogramvare.
For eksempel: “Jeg vil at vi skal ha et møte de neste dagene for å diskutere denne virksomheten. Ring min sekretær så vi kan arrangere et møte ” , “ Jeg kommer til å be sekretæren min om at papirene skal fortsette med signering av kontrakten ” , “ I går snakket jeg med sekretæren din, og hun sa til meg at du var syk: hva skjedde med deg? " .
Selv om stillingen som administrativ assistent kan innehas av menn eller kvinner, er det vanlig at en kvinne utfører denne funksjonen. Derfor er det mye mer vanlig å snakke om en sekretær og ikke en sekretær.
Blant de forskjellige varianter av sekretærer som kan eksistere, kan vi trekke frem den som kalles en privat sekretær. Som navnet antyder, er det den som har til oppgave å ta vare på alle de personlige og private forholdene til sjefen sin, som inntar en autoritetsposisjon.
Forholdene som er etablert mellom sjefer og sekretærer, så vel som kraften som sistnevnte har, ved å kjenne alle hemmelighetene til dem fra første hånd, har i stor grad inspirert felt innen kino, litteratur eller TV. På denne måten kunne vi fremheve serien på den lille skjermen: “Inés Duarte, sekretær”.
I 1990 begynte denne produksjonen å bli sendt i Venezuela med hovedrollen i skuespillerinnen Amanda Gutiérrez, som fortalte hvordan en lite attraktiv kvinne med lav selvtillit blir sekretær for en velstående mann som med tidenes gang vil oppnå erobre.
I Amerika, derimot, er en sekretær en offentlig tjenestemann med ansvar for en administrativ avdeling av regjeringen. I dette tilfellet ligner en sekretær en minister: "Handelssekretæren møtte presidenten for å bestemme trinnene som skal følges i møte med streiken . "